Modèle de facture proforma

Un client vous demande une « facture proforma » avant de valider les travaux ? C'est un document provisoire, proche du devis. Voici à quoi il sert, ce qu'il doit contenir, un exemple chiffré et les pièges à éviter.

À quoi sert une facture proforma ?

Pour un plombier-chauffagiste, la facture proforma revient rarement dans le quotidien : en France, c'est le devis qui sert à faire signer un client. Mais elle est parfois réclamée dans des cas précis :

• Un client demande une « facture » avant travaux : par habitude, certains clients (syndics, entreprises, administrations) parlent de facture proforma là où un devis suffirait ;
• Un dossier de financement : une banque ou un organisme d'aide peut demander une proforma pour justifier un montant prévisionnel avant de débloquer des fonds ;
• Un client étranger ou une commande à l'export : la proforma est le format attendu à l'international, notamment pour les formalités douanières ;
• Une commande de fournitures : pour valider un montant avant de passer commande d'un matériel coûteux (chaudière, ballon, pompe à chaleur).

Dans tous ces cas, la proforma dit « voici ce que ça coûtera si vous acceptez », sans engager la comptabilité tant que rien n'est facturé pour de vrai.

Ce que doit contenir une facture proforma

Le contenu reprend celui d'un devis clair, avec une mise en forme de facture :

• La mention « Facture proforma », visible en haut du document, pour lever toute ambiguïté ;
• Vous : nom ou raison sociale, adresse, SIRET, forme juridique, assurance décennale ;
• Le client : nom et adresse ;
• Une référence et une date propres à la proforma (distinctes de vos numéros de factures) et une durée de validité ;
• Le détail des prestations : désignation, quantités, prix unitaire HT et taux de TVA par ligne ;
• Les totaux : total HT, ventilation de la TVA par taux, total TTC ;
• Les conditions : modalités de paiement, acompte éventuel, et le fait qu'une facture définitive sera émise après réalisation.

La facture proforma n'a, dans la plupart des cas, aucune valeur comptable ni fiscale et ne se substitue pas à la facture définitive. Les obligations liées aux factures et à la TVA peuvent dépendre de votre situation : référez-vous à service-public.fr ou à votre comptable.

Points de vigilance

• Ne pas la numéroter comme une vraie facture. Vos factures définitives suivent une numérotation séquentielle et continue, sans trou. Une proforma qui viendrait « consommer » un numéro casserait cette suite. Donnez-lui une référence à part (par exemple « PRO-2026-014 »).
• Ne pas encaisser sur une proforma. Elle n'est pas une pièce comptable ; un paiement se rattache à une facture d'acompte ou à la facture définitive.
• Oublier la mention « proforma » : sans elle, le document ressemble à une facture réelle et peut prêter à confusion pour le client comme pour l'administration.
• Confondre proforma et devis. En France, pour un particulier, le devis signé « bon pour accord » reste la référence. La proforma est un dépannage de mise en forme, pas un substitut au devis.
• Un taux de TVA unique alors que fourniture (20 %) et pose (10 %) diffèrent selon la nature des travaux et l'ancienneté du logement.

Checklist avant d'envoyer

• ☐ Mention « Facture proforma » bien visible
• ☐ Référence propre (pas un numéro de facture) + date + validité
• ☐ Identité + SIRET + assurance décennale
• ☐ Détail des lignes avec TVA par ligne
• ☐ Totaux HT / TVA ventilée / TTC
• ☐ Mention qu'une facture définitive suivra la réalisation

Comment Vokeo aide

Avec Vokeo, le plus simple est de partir d'un devis : vous choisissez vos prestations dans la bibliothèque plomberie-chauffage, la TVA se règle par ligne et le PDF est propre. Vous pouvez même dicter vos lignes à la voix après l'intervention — l'IA mappe vos prestations sur votre bibliothèque et n'invente jamais de prix. Une fois la prestation validée et réalisée, la conversion en facture se fait par copie : les lignes sont reprises, la facture définitive est numérotée séquentiellement et figée. Vous gardez une trace claire entre l'estimation envoyée et la facture qui compte vraiment.

Questions fréquentes