Facture perdue : que faire ?

Le client ne retrouve plus sa facture, ou c'est vous qui avez égaré l'exemplaire avant de le donner au comptable. Voici la marche à suivre.

Perdue par qui ? Ça change la réponse

Le client a perdu sa facture

C'est le cas le plus fréquent, et le plus simple. La facture existe toujours dans votre comptabilité : vous en renvoyez une copie. Rien ne change dans vos comptes, aucune écriture n'est à passer. Vous envoyez le même PDF, idéalement avec la mention « duplicata » et la date de réédition, pour éviter qu'un exemplaire soit payé deux fois par erreur.

Vous avez perdu votre exemplaire

Si la facture a été émise depuis un logiciel, elle est encore là : vous la retrouvez et vous la rééditez. Si elle a été faite à la main sur un carnet et que la souche a disparu, c'est plus délicat : il faut la reconstituer à partir de ce que vous avez encore (devis signé, bon d'intervention, relevé bancaire du paiement, e-mail d'envoi au client). Prévenez votre comptable : c'est lui qui saura comment justifier la pièce reconstituée.

La facture n'a jamais été émise

Attention à ne pas confondre. Si vous avez fait l'intervention et encaissé sans jamais établir de facture, ce n'est pas une facture perdue : c'est une facture manquante, et le traitement n'est pas le même. Là encore, passez par votre comptable avant de créer quoi que ce soit.

Les obligations de facturation, de conservation et de preuve dépendent de votre régime et de votre situation. Cette page donne des repères pratiques, pas un conseil juridique ou fiscal : référez-vous à service-public.fr et impots.gouv.fr, à votre expert-comptable, ou à la CAPEB de votre département.

Erreurs fréquentes

• Renuméroter. La numérotation est séquentielle et par année : on ne réattribue pas un numéro, on ne comble pas un trou, on ne crée pas de doublon pour une même prestation.
• Changer la date. La date d'émission reste celle de l'origine ; c'est la date de réédition qui est nouvelle, et elle se met à côté de la mention duplicata.
• Corriger « au passage ». Une facture est figée. Si un montant est faux, ce n'est plus un duplicata mais une correction, et cela se traite autrement (avoir puis nouvelle facture, selon la situation).
• Ne rien noter. Envoyer un second PDF identique sans mention peut faire croire à une deuxième facture à payer — ou l'inverse, faire oublier au client qu'il doit encore régler.
• Tout garder sur un seul téléphone. Un portable perdu sur un chantier, et c'est l'historique qui part avec.

Les étapes, dans l'ordre

• ☐ Vérifier que la facture a bien été émise (numéro, date, montant) ;
• ☐ La retrouver dans votre logiciel, vos e-mails envoyés ou votre comptabilité ;
• ☐ La rééditer à l'identique — même numéro, mêmes lignes, même TVA par ligne ;
• ☐ Ajouter « duplicata » et la date de réédition ;
• ☐ Vérifier si elle a déjà été payée avant de la renvoyer, pour ne pas relancer un client à jour ;
• ☐ La renvoyer par e-mail (une trace d'envoi vaut mieux qu'un papier dans une camionnette) ;
• ☐ Si la pièce est introuvable et doit être reconstituée : appeler le comptable.

Comment Vokeo aide

Le meilleur remède reste de ne pas pouvoir perdre une facture. Dans Vokeo, chaque facture est numérotée séquentiellement par année et reste consultable depuis le téléphone : vous la retrouvez sur le chantier et vous la renvoyez au client en quelques secondes, sans repasser par le bureau. Les factures issues d'un devis signé sont créées par copie des lignes et restent figées : le duplicata que vous renvoyez est exactement celui qui a été émis, avec les mêmes taux de TVA ligne par ligne. Et comme tout est stocké côté serveur, un téléphone cassé ne vous fait pas perdre votre historique.

Questions fréquentes