Modèle de fiche client pour artisan

Une bonne fiche client, c'est ce qui vous permet de rappeler un client, de préparer une intervention ou de refaire un devis sans tout chercher. Voici ce qu'elle doit contenir, un exemple concret et une checklist.

À quoi sert une fiche client sur le terrain

Un artisan qui tourne enchaîne les chantiers et croise vite plusieurs dizaines de clients dans l'année. Sans fiche, on cherche le devis dans les mails, le numéro dans le téléphone, et le modèle de chaudière dans sa mémoire. La fiche client centralise tout ça au même endroit : la prochaine fois que M. Durand appelle pour un entretien, vous savez déjà quelle chaudière il a, quand vous êtes passé et ce qui avait été signalé.

C'est aussi ce qui fait revenir un client. Un rappel au bon moment (« votre entretien annuel arrive »), un devis retrouvé en deux clics, un historique clair en cas de litige : la fiche vous fait gagner du temps et vous rend plus fiable.

Les champs utiles d'une fiche client

Identité et contact

• Nom / raison sociale du client (et interlocuteur si c'est une copropriété ou une entreprise) ;
• Adresse du chantier — souvent différente de l'adresse de facturation ;
• Téléphone et e-mail ;
• Type de client : particulier, syndic, agence, autre professionnel.

Contexte technique

• Type de logement (maison, appartement, local) et étage / accès ;
• Installation : marque et modèle de chaudière ou de ballon, année, énergie (gaz, électrique, fioul) ;
• Repères pratiques : emplacement du compteur, coupure d'eau, code d'accès, chien, stationnement.

Historique et suivi

• Devis émis (numéro, date, statut : envoyé / signé / refusé) ;
• Factures (numéro, date, montant, payée ou non) ;
• Interventions passées et prochaine échéance (entretien annuel, garantie) ;
• Notes de terrain : ce qui a été signalé, ce qu'il reste à faire.

Une fiche client contient des données personnelles : le RGPD s'applique dès que vous les stockez. Ne collectez que l'utile, sécurisez l'accès et n'en conservez pas indéfiniment. Pour vos obligations exactes, référez-vous à cnil.fr.

Erreurs fréquentes

• Confondre adresse de facturation et adresse du chantier — et se déplacer au mauvais endroit.
• Une fiche par contact au lieu d'une par client : les doublons dispersent l'historique.
• Noter les infos sur un carnet ou dans le téléphone perso : introuvable le jour où vous en avez besoin.
• Collecter trop de données « au cas où » sans utilité réelle (contraire à l'esprit du RGPD).
• Oublier de rattacher le devis et la facture à la fiche : l'historique se vide tout seul.

Checklist d'une fiche client complète

• ☐ Nom / raison sociale + type de client
• ☐ Adresse du chantier (et de facturation si différente)
• ☐ Téléphone + e-mail
• ☐ Installation : marque, modèle, année, énergie
• ☐ Accès pratiques (code, stationnement, coupures)
• ☐ Historique devis / factures rattaché
• ☐ Interventions passées + prochaine échéance
• ☐ Notes de terrain à jour

Comment Vokeo tient vos fiches clients à jour

Dans Vokeo, la fiche client n'est pas un formulaire de plus à remplir : elle se construit à partir de votre travail. Vous créez un client une fois, puis chaque devis et chaque facture que vous lui rattachez viennent alimenter son historique. Vous retrouvez d'un coup d'œil ce que vous lui avez proposé, ce qui a été signé et ce qui reste à faire — sans double saisie.

Comme la numérotation des devis et factures est séquentielle et que la facture est une copie figée du devis signé, l'historique de chaque client reste cohérent et vérifiable. Et quand un client rappelle, tout est déjà là, sur le téléphone, entre deux chantiers.

Questions fréquentes