Modèle de contrat d'entretien de chaudière

Un contrat d'entretien clair fidélise le client et sécurise votre passage annuel. Voici les clauses à prévoir, un exemple chiffré et les pièges à éviter pour un contrat carré.

Ce que doit contenir un contrat d'entretien de chaudière

• Les parties : votre nom ou raison sociale, adresse, SIRET, forme juridique, assurance décennale (assureur + zone) ; le client et l'adresse du logement concerné ;
• L'appareil : type de chaudière (gaz, fioul, bois), marque, modèle, puissance, année ;
• La prestation : contenu de la visite annuelle (nettoyage, contrôle, réglages, attestation d'entretien remise au client) ;
• Le prix : montant HT et TTC, taux de TVA par ligne, ce qui est inclus et ce qui reste en supplément (pièces, dépannage) ;
• La durée : durée initiale (souvent 12 mois), reconduction tacite ou expresse, préavis et modalités de résiliation ;
• Les conditions : délai d'intervention en cas de panne, modalités de paiement, médiateur de la consommation.

L'entretien annuel des chaudières (généralement de 4 à 400 kW) est encadré par la réglementation, et les conditions de reconduction ou de résiliation d'un contrat de services dépendent de votre situation. Référez-vous à service-public.fr et, pour la TVA, à impots.gouv.fr ou à votre comptable.

Distinguer le contrat, le devis et la facture

Le contrat d'entretien est un cadre : il fixe une prestation récurrente et son prix. Il ne remplace ni le devis ni la facture. Concrètement :

• Le contrat décrit la visite annuelle et engage les deux parties dans la durée ;
• Un devis reste utile pour toute prestation ponctuelle hors contrat (remplacement de pièce, dépannage) ;
• Chaque passage facturé donne une facture à part entière, datée et numérotée séquentiellement, sans trou ni réutilisation de numéro.

Cette séparation évite les litiges : le client sait ce qu'il paie chaque année, et ce qui sort du forfait fait l'objet d'un accord écrit à part.

Erreurs fréquentes

• Un taux de TVA unique alors que la main-d'œuvre d'entretien (souvent taux réduit) et une fourniture peuvent différer.
• Une reconduction tacite floue, sans préavis ni conditions de résiliation claires.
• Ne pas préciser ce qui est inclus et ce qui reste en supplément (pièces, second déplacement, dépannage).
• Oublier l'attestation d'entretien remise au client, ou l'assurance décennale et le médiateur.
• Confondre contrat et facture : le contrat ne dispense pas d'émettre une facture numérotée à chaque passage.

Checklist avant de faire signer

• ☐ Parties identifiées : SIRET + décennale, coordonnées client
• ☐ Appareil décrit (type, marque, puissance, année)
• ☐ Contenu précis de la visite annuelle
• ☐ Prix HT / TTC avec TVA par ligne, inclus et suppléments
• ☐ Durée, reconduction, préavis et résiliation
• ☐ Délai d'intervention en cas de panne
• ☐ Médiateur de la consommation

Comment Vokeo aide

Vokeo ne remplace pas le contrat papier signé, mais il gère toute la partie facturation qui en découle. Vous enregistrez le client et sa chaudière une fois, puis chaque passage annuel devient une facture en un clic, avec la TVA réglée par ligne et les mentions obligatoires ajoutées au PDF. Vous pouvez même dicter vos lignes à la voix après l'intervention : l'IA les mappe sur votre bibliothèque de prestations et n'invente aucun prix — seul ce que vous avez fixé est repris. La numérotation reste séquentielle, sans trou, année après année.

Questions fréquentes